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  • 我做MarketingMichael & Derek 加入最愛專欄 [本欄每周四更新]
  • 著有《我做媽劇停》一書,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

每次見到一個新email 應否立即打開嚟睇? 2017-05-18收藏文章
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  有好多人習慣咗一見到一個新嘅email,就會即刻打開嚟睇,然後丟低手頭上做緊嘅工作,立即開始回覆。加上而家用手機工作實在太方便,一見到有關工作嘅WhatsApp、email嘅提示信息,無論你係搭緊車、食緊飯,定係臨瞓前,有好多人都會忍唔住打開嚟睇,繼而「胡思亂想」,然後回覆。所以當好多人話「我check一check email,好快」,其實絕對不可以盡信。

 

 

 

  有好多人覺得咁做其實冇乜問題,甚至認為自己好有效率,因為所有email都喺人哋發送之後嘅30秒之內回覆。但久而久之,你做嘢嘅效率不但冇提升,反而會更低,因為你並唔係按照自己原定計劃,按優先次序工作,而係按照別人send email畀你嘅時間而工作。變相你工作嘅優先次序、重要性,亦大致等於你email inbox嘅次序。

 

  咁講並唔係鼓勵你減少check email,而係希望你時刻提醒自己,要按照自己嘅計劃,檢視自己Outstanding Task list去工作。如果你自覺好奇心超強,一見到有新email就會分心的話,你可以嘗試調教電腦內email嘅提示方式(例如刪除Desktop Alert),幫助自己更專心工作。

 

  喺辦公室工作,除咗email,當然仲有來自四方八面嘅「實體」同事,向你提出要求、查問工作進度,甚至同你吹水。尤其是marketing,公司內各個部門、任何職級都有可能靠近你,嘗試打斷你正在進行中嘅工作。

 

  呢個時候,你就要懂得喺電光火石之間作出分析,權衡輕重。當刻欣然接受別人嘅要求,其實非常容易,亦可以避免尷尬氣氛,但你就可能要承受推遲其他更重要Deliverables嘅風險。學懂當面拒絕別人嘅要求,絕對係一種必需技巧,但拒絕並不代表無禮貌,亦不代表不負責任。向同事說明該項目將於何時完成,或相約同事兩小時之後先開會討論,可以做好期望管理,避免失望。

 

  記得,無論覆email、WhatsApp,定係面對面對答,你Responsive,其實並不代表Productive。

 

 

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